IA para ordenar el backoffice

Resumen

Fabricación rodamientos

Mejora continua

Convertir necesidades internas de backoffice en casos de uso de IA priorizados

Briefing operativo, análisis de procesos y diseño de soluciones automatizadas

Problemas internos cualificados, priorizados y listos para convertirse en soluciones

Punto de partida

Fersa quería activar su unidad interna de IA y necesitaba un equipo capaz de pasar de la intención a la ejecución. La organización contaba con áreas de backoffice que llevaban tiempo reclamando soluciones concretas para procesos repetitivos, tediosos y con impacto directo en la eficiencia del equipo. El objetivo no era hablar de inteligencia artificial en abstracto, sino identificar problemas reales, entenderlos a fondo y convertirlos en soluciones útiles.

El Reto

El reto principal era ordenar la demanda interna de casos de uso y decidir por dónde empezar. Había procesos con alta carga manual, como el macheo de albaranes y facturas desde contabilidad, donde los descuadres, revisiones y tareas repetitivas consumían mucho tiempo. Antes de automatizar, era necesario entender bien el origen del problema, las personas afectadas, las tecnologías utilizadas y las implicaciones operativas de cada posible solución.

¿Te suena familiar?

Hablemos

Enfoque Zebra

Briefing operativo profundo

Zebra comenzó con un briefing detallado para entender el problema desde la raíz. No se trataba solo de escuchar una necesidad, sino de reconstruir el proceso completo: de dónde viene la información, quién interviene, qué herramientas se utilizan, dónde aparecen los descuadres y qué impacto tiene cada ineficiencia en el trabajo diario.

Análisis de personas y procesos

Una vez identificado el caso de uso, se analizó cómo trabajan las personas afectadas, qué tareas realizan, qué dependencias existen y qué fricciones se repiten. Este enfoque permitió separar los síntomas del problema real y evitar soluciones tecnológicas superficiales que no resolvieran la operativa de fondo.

Priorización de ineficiencias

Zebra desplegó un sistema para que los usuarios pudieran identificar, evaluar y ordenar las ineficiencias internas. Con ello, Fersa pudo cualificar y cuantificar problemas, recoger información desde los equipos y construir una base objetiva para decidir qué casos de uso merecían pasar a fase de solución.

Automatización de backoffice

Uno de los primeros casos identificados fue la automatización del macheo entre albaranes y facturas. Se trata de un proceso de contabilidad especialmente tedioso, con revisiones constantes y descuadres frecuentes. Zebra planteó una solución para reducir la carga manual, mejorar la trazabilidad y liberar tiempo del equipo administrativo.

Trabajo con la unidad de IA

El proyecto se articuló junto al equipo de dirección, encabezado por su chairman, y posteriormente con la unidad interna de IA creada para liderar estas iniciativas. Zebra actúa como equipo de ejecución, ayudando a transformar oportunidades detectadas en soluciones concretas, priorizadas y alineadas con el funcionamiento real de la empresa.

Casos de uso priorizados
Backoffice más eficiente
Automatización de tareas tediosas
Unidad de IA orientada a ejecución

Impacto

// Antes

Fersa contaba con áreas internas que acumulaban procesos manuales, repetitivos y con alta fricción operativa. En backoffice, tareas como el macheo de albaranes y facturas requerían dedicación constante, generaban descuadres y consumían tiempo de personas que necesitaban enfocarse en trabajo de mayor valor. Además, la unidad de IA necesitaba un método claro para ordenar y ejecutar casos de uso.

Después //

La empresa cuenta con un sistema para identificar, cualificar y priorizar ineficiencias internas. Los casos de uso se analizan desde el proceso real, no desde la herramienta, y se convierten en soluciones accionables. El equipo de IA dispone de una forma más ordenada de trabajar, con Zebra como partner de ejecución para transformar problemas operativos en automatizaciones concretas.

Resultado

Fersa ha empezado a convertir su unidad interna de IA en una palanca real de mejora operativa. El trabajo permitió ordenar necesidades, escuchar a los equipos, priorizar problemas y definir soluciones sobre procesos de backoffice con impacto directo. La automatización del macheo de albaranes y facturas representa el tipo de caso donde la IA y la automatización pueden liberar tiempo, reducir errores y mejorar la eficiencia del equipo.

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