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Ibersyd

IA en campo, sin duplicar datos

Un agente en WhatsApp recoge datos de campo en Ibersyd y los sincroniza con el ERP vía API, reduciendo tareas manuales y errores.

Mejora continuaTecnologíaIA
IA en campo, sin duplicar datos

Resumen

SectorSector

Sostenibilidad y medioambiente

Equipo ZebraEquipo Zebra

Desarrollo Agentes de IA

RetoReto

Recoger datos de campo sin duplicidades, errores ni pérdida de información

SoluciónSolución

Agente de IA en WhatsApp conectado al ERP mediante API

ImpactoImpacto

Menos carga manual, menos errores y coordinación inmediata del equipo técnico

Punto de partida

Ibersyd despliega soluciones de sostenibilidad para sus clientes, combinando informes, trámites, subvenciones y trabajo de campo. Una parte relevante de su equipo técnico recoge datos sobre el terreno, como avistamientos de avifauna, que después deben incorporarse a su sistema interno de gestión basado en Smartsheet y conectado a su ERP. Hasta ahora, esa información se tomaba en Excel o incluso en papel cuando no había cobertura, para volcarla más tarde de forma manual.

El Reto

El reto no era solo digitalizar una tarea concreta, sino eliminar un proceso de bajo valor que generaba duplicidades, desgaste y riesgo de pérdida de información. Los técnicos tenían que recoger datos en condiciones reales de campo, muchas veces con viento, sin cobertura o con poca comodidad para trabajar con una hoja de cálculo. Después, esa información debía trasladarse al ERP, provocando tareas repetitivas, errores y falta de sincronización inmediata entre campo y oficina.

¿Te suena familiar?

Hablemos

Enfoque Zebra

Escucha del trabajo real

Antes de diseñar la solución, Zebra trabajó con el equipo de Ibersyd para entender cómo se recogían los datos en campo, qué información era imprescindible, en qué condiciones trabajaban los técnicos y qué fricciones aparecían en el día a día. El objetivo era no imponer una herramienta, sino adaptar la tecnología a la realidad operativa del equipo.

Diseño del flujo conversacional

A partir del análisis inicial, se diseñó un agente de IA embebido en WhatsApp para que los técnicos pudieran enviar la información de forma natural, rápida y desde una herramienta que ya utilizan. El agente estructura los datos recibidos, identifica la información clave y permite reducir la dependencia de Excel, papel y posteriores volcados manuales.

Conexión directa con el ERP

La solución se integró vía API con el sistema interno de gestión de Ibersyd, basado en Smartsheet. De esta forma, los datos recogidos en campo pasan directamente al entorno de trabajo de la empresa, manteniendo la lógica de sus procesos internos y evitando tener que rehacer su arquitectura tecnológica desde cero.

Piloto y despliegue progresivo

El proyecto se validó primero mediante un piloto acotado, orientado a comprobar que el agente entendía bien la información, que el flujo era cómodo para los técnicos y que la sincronización con el ERP funcionaba correctamente. Tras validar el funcionamiento, la solución se desplegó en producción para el equipo de campo.

Impacto

Ahorro semanal elevado

Ahorro semanal elevado

Menos errores en el registro

Menos errores en el registro

Sin doble introducción

Sin doble introducción

Campo y ERP conectados

Campo y ERP conectados

// Antes

Los técnicos recogían información en Excel o en papel cuando no había cobertura, y después debían trasladarla manualmente al sistema interno. Esto generaba duplicidades, tareas repetitivas, riesgo de pérdida de datos y una carga operativa alta para un equipo que necesitaba centrarse en el trabajo técnico de campo, no en tareas administrativas posteriores.

Después //

El equipo puede registrar la información desde WhatsApp y el agente de IA la estructura automáticamente para subirla al ERP mediante API. La información queda sincronizada, se reducen errores, se evita la doble introducción de datos y el equipo trabaja con mayor agilidad, coordinación y trazabilidad entre campo y oficina.

Resultado

Ibersyd ha transformado una tarea manual y repetitiva en un flujo automatizado, conectado y mucho más eficiente. El equipo técnico reduce tiempo administrativo, evita pérdidas de información y trabaja con una herramienta adaptada a su realidad diaria. El resultado no es solo una mejora tecnológica, sino una mejora directa en la forma de operar: menos fricción, más coordinación y más foco en tareas de valor.

 Ahora el equipo recoge datos en campo de forma mucho más ágil. Hemos reducido tareas repetitivas, errores y tiempo perdido en volcados manuales.

Jesús Alijarde

CEO

Jesús Alijarde

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